domingo, 1 de diciembre de 2013

Cómo sostener reuniones eficaces

Una planificación adecuada crea reuniones eficaces y agradables.

Oliver Wendell Holmes dijo una vez: "Odio que me coloqué en los comités. Ellos siempre están teniendo reuniones en las que la mitad están ausentes y el resto de retraso." En su momento de frustración, Holmes revela la naturaleza caótica que suele acompañar a las reuniones. Este caos aún existe en las reuniones de hoy - ya sea en el trabajo, en casa o en el juego. Con una planificación cuidadosa, sin embargo, la asistencia y participación plena pueden surgir. La celebración de una reunión eficaz y exitosa fortalece y une a compañeros de trabajo, familiares y amigos. Decisiones importantes de una reunión pueden convertirse en importantes acciones significativas.

Instrucciones

Decida lo que quiere discutir, a quien desea invitar y cuáles son las metas que espera lograr en la reunión. Asegúrese de que usted invita a los miembros clave que ayudarán a tomar decisiones y asumir las responsabilidades que resulten necesarios como consecuencia de la reunión.

Preparar una agenda que incluye puntos clave de discusión y otros artículos que los asistentes deben traer a la reunión. Conecte el orden del día de la invitación a la reunión y también incluyen inicio y finalización y la ubicación. Incluya una marcación número de teléfono si se planea una conferencia telefónica, incluye una dirección de sitio web, si usted planea un webinar.

Prepare sus diapositivas de la presentación y los folletos, si es necesario. Haga suficientes copias de los folletos para todos los asistentes.

Llegue a su reunión a principios de probar y configurar la tecnología, tales como un teléfono o un proyector. Tener todo listo antes de la reunión se asegura de que usted puede comenzar a tiempo.

Comience su reunión con prontitud en el día acordado y el tiempo. Designe a una persona para tomar notas. Tener notas exhaustivas, o minutos, ayuda a todos a recordar lo que se discutió durante la reunión. Minutos son especialmente beneficiosos en proyectos a largo plazo, ya que crean una línea de tiempo de las reuniones periódicas que los miembros del equipo pueden investigar a los debates anteriores si es necesario.

Siga su programa de principio a fin y que los debates sobre la pista. Asegúrese de que todos estén involucrados en todo el encuentro.

Designar y asignar las tareas que los participantes tienen que completar una vez que levantar la sesión. Discuta las reuniones futuras que pueda necesitar para mantener.

Distribuya las notas y prepararse para su próxima reunión, si es necesario.

Consejos y advertencias

Siempre vienen totalmente preparados para la reunión. Al llegar preparados y establece rápidamente un buen ejemplo a sus colegas, familiares y amigos.

Comience su reunión con un rompehielos, una ronda de presentaciones o una broma. Ajuste a todos a gusto puede ayudar a la reunión funcione mejor.

Evite invitar personas que no juegan un papel activo en sus objetivos o de procesos de toma de decisiones.

 

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